La créance

Une créance doit respecter certaines conditions pour être qualifiée comme telle. Ainsi, elle doit être :

• Certaine. Cela signifie qu’une facture doit y être associée afin de prouver son existence, une trace de la livraison du bien ou du service peut également être apportée. (Un devis n’est pas un élément valide, il ne représente qu’une proposition de bien ou service).
• Liquide. C’est-à-dire avoir un montant précis.
• Éligible. Une date butoir doit être inscrite sur le document attestant la vente.

Il existe plusieurs façons de payer les factures.

Elles peuvent être prépayées. Le règlement de la somme intervient avant que le bien ou service soit fourni. Cependant ce procédé peut s’avérer problématique lorsque le fournisseur se retrouve face à des chèques en bois, des prélèvements rejetés ou encore des cartes bancaires contestées.

La somme peut également être due lors de l’émission de la facture. Le délai de paiement peut varier selon les secteurs d’activités et les modalités choisies. Lorsqu’un le délai n’est pas précisé, le client a 30 jours à compter de l’émission de la facture pour payer la somme due.

Dans le cadre de conditions négociées dans un contrat entre le fournisseur et le client. L’article L 441-10 du Code du commerce prévoit une possibilité de paiement au plus tard de 60 jours calendaires à date d’émission de la facture. Ce délai est ramené à 45 jours maximum pour les factures récurrentes (c’est-à-dire qui constituent un récapitulatif périodique). Ainsi, une facture datée au 2 avril devra être payée légalement au plus tard le 1er juin s’il s’agit d’une facture non périodique ou au plus tard le 17 mai si la facture est périodique.

Lorsque tout se passe bien, les factures sont payées en temps et en heure. Cependant, il peut arriver que ces dernières ne le soient pas ce qui entraînent des conséquences.

Créances impayées

Lorsque la date butoir du règlement d’une facture est dépassée, la facture devient impayée (c’est un terme technique qui ne signifie pas nécessairement qu’elle restera définitivement dans ce statut) et la créance exigible.

La créance peut prendre plusieurs formes lors de la comptabilité de l’entreprise :

• Créance à recouvrer
• Provision pour créance douteuse
• Créance irrécouvrable

La créance à recouvrer

Ce statut désigne une somme impayée mais un recouvrement toujours possible. Deux solutions sont alors à envisager.

La première est le recouvrement amiable. L’entreprise entreprend des actions pour récupérer la somme en établissant un dialogue avec le client :

• L’une des étapes de cet échange est la relance client (l’entreprise rappelle au client l’existence de cette facture et le fail qu’elle est restée impayée). Cette relance peut prendre toute forme orale ou écrite.
• L’étape suivante est la « Mise en demeure » qui constitue une demande avec menace de poursuites judiciaires. Généralement cette étape fait l’objet d’un écrit traçable (LRAR, Fax avec AR, mail avec AR) afin de pouvoir enchaîner sur une démarche judiciaire.

Si le dialogue amiable n’a rien donné et si le fournisseur peut facilement démonter le caractère certain de la créance, il peut entamer une démarche de recouvrement judiciaire. Une requête doit être faîte auprès d’une instance judiciaire, il en résulte deux procédés :

L’injonction de payer, simple et peu couteuse et dont les frais sont à charge du débiteur si elle aboutit. Le créancier rédige une requête en injonction de payer où il joint certaines mentions obligatoires et les pièces justifiant l’impayé.

• Si le juge estime les preuves suffisantes il délivre une ordonnance d’injonction de payer. C’est un processus non contradictoire.
• Le créancier (le fournisseur) signifie par voie d’huissier l’ordonnance au débiteur (client). C’est à ce moment que le débiteur (le client) peut s’y opposer et faire un recours qui mènera à un processus contradictoire similaire à l’assignation en paiement.
• Si le débiteur ne s’oppose pas formellement à l’injonction de payer il peut toutefois ne pas régler. Le créancier va alors re-saisir le juge par écrit pour demander un titre exécutoire à expiration du délai d’opposition. Sur la base de ce titre exécutoire l’huissier pourra procéder à une saisie sur compte si le débiteur n’a toujours pas réglé.

L’assignation en paiement. C’est une procédure coûteuse et plus longue, la partie perdante réglant généralement les frais de la partie victorieuse (dans la mesure où ces frais restent suffisamment raisonnables pour être admis par le jugement). Les entreprises y ont généralement recours pour des montants plus élevés et lorsque l’on est certain que le débiteur contestera ou lorsque celui-ci a contesté l’ordonnance d’injonction de payer.

Provision pour créance douteuse

Ce statut est décidé lorsque le recouvrement de la créance est le plus probablement compromis. La provision vient alors en compensation comptable des factures probablement irrécouvrables (et évite ainsi à l’entreprise fournisseur de comptabiliser et se voir taxer sur un chiffre d’affaires qu’elle ne va probablement pas encaisser). Chaque année le montant de la provision devra être ajustée. Si le client règle la facture alors l’entreprise va devoir reprendre la provision initialement constituée. Si les chances de recouvrement diminuent, il faudra constituer un complément de provision. Au bout de 2 ans, si la créance n’est pas payée elle devient prescrite et irrécouvrable.

Chez PopCompta, votre expert-comptable s’assure de la bonne tenue de votre comptabilité tout en veillant à l’ajustement de vos provisions.

La créance irrécouvrable

Une créance irrécouvrable est une créance qui ne peut être payée ou pour laquelle le fournisseur a définitivement renoncé à se faire payer. Ce peut être évident, par exemple si le client a disparu sans moyen de contact ou la facture a été payée avec un chèque volé ou de guerre lasse (les sommes dues ne méritent pas l’effort pour les recouvrer. C’est également une créance inscrite à un compte de charge définitif. La créance est alors comptabilisée dans un compte « perte sur créance irrécouvrable ».

Créances impayées et récupération de la TVA

Dans certains cas de factures impayées, il est possible de récupérer la TVA. Cela concerne les fournisseurs (créanciers) qui ont un régime de TVA collectée dit « sur les débits ». Cela signifie que le fournisseur doit payer à l’Etat la TVA théoriquement collectée dès qu’il a réalisé la facturation, peu importe quand a lieu le paiement du client.

Pour prétendre à la récupération de la TVA pour une facture impayée, la créance doit être déclarée comme irrécouvrable ou le client doit subir un redressement judiciaire.

Lorsque le client fait face à une procédure collective il est possible de récupérer la TVA :

• Lors du jugement permettant l’arrêt du plan de redressement et indiquant la quantité des créances impayées.
• Dès la date de décision de justice prononçant la liquidation judiciaire.

La demande de récupération de TVA se fait au plus tard le 31 décembre de la deuxième année qui suit celle au cours de laquelle la TVA sur la facture impayée devient irrécupérable. La demande est à effectuer sur la déclaration de TVA.

• Pour les entreprises soumises au régime réel normal, la récupération de la TVA se fait au cadre B de la ligne 21 de la déclaration CA3.
• Pour les entreprises soumises au régime réel simplifié, la récupération de la TVA se fait sur l’avis d’acompte de TVA. Le montant de la taxe sera ensuite reporté sur la déclaration CA12.

L’entreprise doit également envoyer à son client un duplicata de la facture initiale (par lettre recommandée avec accusé de réception) accompagnée de la mention « Facture demeurée impayée pour la somme de …… euros (prix net) et pour la somme de …. euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI, art. 272). »

Lorsque l’entreprise possède plusieurs créances impayées du même client, elle peut lui adresser un état récapitulatif des factures impayées, avec pour chacune :

• Le libellé
• Le numéro d’ordre
• La date de la facture d’origine
• La référence du folio d’enregistrement de la facture
• Le montant HT
• Le montant de la TVA
• La mention « Facture demeurée impayée pour la somme de …… euros (prix net) et pour la somme de …. euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI, art. 272). »

Vous avez maintenant tous les cartes en mains pour gérer vos factures impayées.

Le cas de la récupération de TVA reste tout de même assez rare. Cependant, l’aide d’un professionnel peut être apprécié. Ainsi, PopCompta vous propose des forfaits de comptabilité en ligne en partenariat avec des experts-comptables qualifiés.

Deux cas qui sont fondamentalement différents : celui de l’entrepreneur seul qui cherche principalement à « optimiser » son contexte financier et fiscal de celui des créateurs à plusieurs qui devront commencer par se mettre d’accord et fixer le cadre de leur collaboration.

Commençons par clarifier le concept et les obligations liées à la création d’une personne morale, afin de rétablir certaines réalités que nombre d’entrepreneurs méconnaissent et que nombre de « conseils » en création d’entreprise oublient de leur expliquer.

La personne morale

Lorsqu’on crée une société on crée ce qui s’appelle une personne morale.

On peut faire le parallèle avec la décision d’avoir un enfant. Le « fabriquer » et le mettre au monde est somme toutes assez simple comparé aux responsabilités que cela implique une fois qu’il est là. On anticipe rarement les coûts et les difficultés à l’élever convenablement, et encore moins, si l’enfant n’est pas en bonne santé, les coûts des soins hospitaliers et, si le pire arrive, les coûts des obsèques.

De manière paradoxale les créateurs de société pensent souvent se « protéger » en constituant une société (de quoi, ce n’est pas toujours clair…) et ne perçoivent pas les difficultés liées à la création puis à la gestion d’une personne morale. Au mieux a-t-on anticipé les premiers coûts dits « de création de société », qui vont de la rédaction des statuts (sorte de livret de famille de la personne morale) jusqu’à l’obtention du fameux Kbis (sorte de pièce d’identité de la personne morale).

Cette partie peut sembler simple et peu onéreuse, en particulier si on se fait aider de professionnels comme PopCompta, experts comptables en ligne.

Mais s’ensuivent immédiatement toute une série d’obligations car l’État agit en organe protecteur de la société et des tiers avec lesquels elle interagit, en veillant au respect des règles et en s’assurant que la société n’est pas créée à des fins malhonnêtes :

• Une société est taxée au moins annuellement (impôt sur les sociétés) et souvent au fur et à mesure de son activité (TVA). Pour que cette taxation soit possible, une comptabilité devra être tenue selon les règles fiscales des déclarations devront être faites régulièrement. Des contrôles fiscaux peuvent être faits, si le dirigeant ne sait pas tenir sa comptabilité en ligne il se fera aider, par un expert-comptable (comptable online avec lequel il devra collaborer s’il veut payer moins cher)

• Tout mouvement de fonds entre les associés et la société devra être étroitement surveillé et justifié. Hormis le paiement d’une rémunération contractuelle ou documentée, toute utilisation à des fins personnelles de l’argent ou des biens de la société constitue un délit appelé « abus de biens sociaux ». Dès le premier euro détourné à des fins personnelles l’associé se rend coupable de « vol » ou « d’exploitation abusive » de ce qui appartient à la personne morale même s’il en est le principal, voire unique fondateur. Les sanctions peuvent être lourdes, pouvant aller jusqu’à 5 ans de prison et une amende de 375 000 €. Le dirigeant peut également être condamné à indemniser l’entreprise au titre du préjudice subi.

• Le mandataire social (dirigeant tel que défini aux statuts) est seul responsable de la totalité de ses actes qui sont ainsi susceptibles d’engager sa responsabilité civile, mais également pénale, il n’a aucune garantie face à ses fonctions.

• Le dirigeant doit rendre compte de sa gestion devant l’ensemble des associés : c’est l’objet de la décision annuelle ordinaire d’approbation des comptes, acte juridique approuvé par les associés qui, si vous ne savez pas le rédiger vous-même sera facturé par votre Expert-Comptable ou par des avocats ;

• Le mandataire social est responsable sous peine de lourdes amendes du dépôt annuel de la décision d’approbation des comptes et des comptes eux-mêmes au greffe. Cette obligation vise à consigner et tracer la gestion de la société et ainsi prémunit la personne morale contre des actes malveillants de son mandataire social et/ou des associés à son encontre.

• Si les pertes du premier exercice ou cumulées sur l’ensemble des exercices dépassent 50% du « capital social » (fonds que, ultimement, la société garantit posséder à ses bailleurs), l’Etat (la Loi) considère que la personne morale est en « danger » de mort et les associées doivent se réunir en assemblée extraordinaire et établir toute une série d’actes juridiques et d’enregistrement au Greffe (coûts importants) pour décider soit de fermer la société soit de continuer pendant 2 ans pour tenter de rétablir la situation financière.

• Si la société n’est plus viable ou que les associés ne souhaitent plus continuer l’activité, il faut fermer cette société : dissolution et liquidation, compter un millier d’Euros pour fermer proprement une société et obtenir du Greffe son « Kbis de radiation » un équivalent d’acte de décès.

A la lumière de ces coûts et obligations, il convient de penser la création d’une société à long terme et non juste comme une idée qu’on va tester ou une optimisation ponctuelle de ses droits pôle emploi ou à un revenu minimum. Une société est un investissement qui demande de l’argent et du temps.

Créer à plusieurs

Si vous entreprenez à plusieurs, que ce soit en tant que simple investisseur ou en tant qu’opérationnel, en tant que principal fondateur ou en tant qu’associé minoritaire, vous allez devoir commencer par créer un objet appelé « société » qui portera votre projet entrepreneurial commun.

En effet c’est la raison d’être naturelle d’une société, issue de son étymologie même, que de réunir plusieurs personnes pour mener à bien un projet ou une activité professionnelle. Les « statuts de la société » sont le « contrat » qui :

• Définit l’objet social, c’est-à-dire l’activité, le but de la création de cette société

• Régit les relations entre les associés qui prennent part à la société, leurs droits de cession ou achats de titres de participation, processus d’agrément de nouveaux associés, etc…

• Régit le fonctionnement de la société : adresse du siège, nomination, pouvoir et rémunération du(des) dirigeant(s), assemblées générales « ordinaires où le dirigeant rend compte aux autres associés de l’activité passée, assemblées générales extraordinaires pour décider des modifications statutaires et de tout ce qui n’est pas délégué au pouvoir opérationnel du(des) dirigeant(s), etc…

Le choix est généralement fait parmi les deux types de sociétés les plus usuels en France, la SARL ou la SAS. Si on doit résumer succinctement :

• Ce choix influe notamment sur la couverture sociale du dirigeant majoritaire : le gérant majoritaire d’une SARL est adhérent au régime social des indépendants (moins cher mais aussi moins protecteur que celui d’un travailleur salarié), alors que le Président de la SAS est assimilé salarié.

• Les statuts et le cadre de gestion d’une SARL est assez rigide mais les pouvoirs du Gérant majoritaire sont généralement très larges voir hégémoniques à l’intérieur de ce cadre ; a contrario la SAS permet de définir de manière beaucoup plus libre les pouvoirs et les limites de la direction opérationnelle ainsi que de définir des organes de contrôle ou de suivi.

• Il y a bien plus de souplesse sur l’augmentation de capital et sur la cession et l’acquisition d’actions de SAS que de parts de SARL ; on peut définir des actions de SAS avec des droits de vote doubles ou limités (…)

Créer Seul

Si vous entreprenez seul, l’un des premiers choix que vous aurez à faire c’est celui d’activer « en nom propre », comme un entrepreneur individuel, ou bien de créer une société au sein de laquelle vous allez développer votre activité.

Comme expliqué plus haut, il ne faut pas créer une société sur un coup de tête ou par suite d’un mauvais conseil. Popcompta acteur de la comptabilité en ligne, vous informe et vous guide à travers ce choix.

La notion de société est étymologiquement liée à la réunion de plusieurs personnes pour mener à bien un projet ou une activité professionnelle. Si vous êtes seul, il faut avoir une bonne raison de créer une structure qui va vous coûter chaque année du temps et de l’argent : l’optimisation fiscale pour un ou deux ans est le plus souvent un mauvais calcul.

Faire le choix d’exercer en nom propre, dans ce qu’on appelle une entreprise individuelle, vous permet de suivre un processus de création d’entreprise simplifié. En effet, il suffit d’un formulaire de déclaration que vous envoyez à la chambre des métiers ou directement à l’URSSAF selon votre activité ; l’inscription au registre du Greffe du Tribunal de Commerce est la plupart du temps inutile ou optionnelle et vous n’avez aucune obligation annuelle envers ce tribunal. La cessation d’activité pour un entrepreneur individuel est toute aussi simple et consiste en une déclaration administrative (il n’y a rien à « fermer » puisque vous continuez d’exister, c’est juste votre activité que vous arrêtez…)

Les risques de l’entrepreneur individuel sont accrus s’il « fait faillite » puisqu’il est responsable sur ses propres biens envers ceux auprès de qui il a contracté des dettes. Quatre légendes urbaines sont cependant à clarifier :

• « L’entrepreneur individuel ne peut avoir de salariés » FAUX, des millions d’artisans et commerçants exercent en nom propre en France, ils peuvent avoir des salariés ni mieux ni moins bien que s’ils étaient en société : il est néanmoins responsable sur ses derniers de payer non seulement les salaires mais également les charges sociales (qui sont parfois calculées et perçues avec du retard) à l’Etat. Cela implique un minimum de gestion de sa trésorerie.

• « Si vous créez en société on va vous prêter de l’argent que vous pourrez ne pas rembourser ». FAUX : le prêteur garantit toujours son prêt et le plus souvent vous demandera une caution personnelle si la société n’apporte pas suffisamment de garanties.

• « Si vous créez en société, vos bien propres sont à l’abri, c’est la société qui sera poursuivie ». VRAI si le problème est extérieur à votre volonté, FAUX s’il s’agit d’une erreur de gestion : le mandataire social est responsable en nom propre de ses fautes de gestion. En particulier l’Etat vous poursuivra dans vos activités futures si vous abandonnez l’entreprise avec des dettes sociales ou fiscales que vous avez accumulées et omis de payer quand vous le pouviez.

• « Toute société risque de faire faillite pour des raisons autres que des erreurs de gestion ». FAUX, les évènements extérieurs à votre gestion peuvent annuler votre possibilité de générer du chiffre d’affaires ou augmenter vos coûts d’achat de biens ou de services nécessaires à votre activité : néanmoins si vous n’avez pas d’investissements réalisées avec des emprunts, pas d’engagements signés d’avance envers des clients ou des fournisseurs, la cessation d’une activité devenue non viable est indolore.

Les impôts sur les bénéfices de l’activité professionnelle en nom propre sont comptabilisés et prélevés avec la déclaration sur le revenu personnel de l’entrepreneur (IR) car il n’y a pas de distinction entre le particulier et le professionnel. Il existe deux annexes à la déclaration d’IR en fonction de l’activité exercée : annexe 2031-SD pour déclarer des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) pour les commerçants et artisans ou annexe 2035-SD pour les bénéfices non-commerciaux (BNC), essentiellement liés aux professions libérales.

Pour l’entrepreneur seul fondateur, l’entreprise individuelle reste l’option la plus simple, avec le plus de souplesse, le choix de créer une société devrait rester une exception justifiée par une réflexion de long terme.

Ces deux statuts possèdent tout de même des similarités. Lors de la création d’entreprise, il est possible de bénéficier de l’ARE (Allocation chômage d’aide au retour à l’emploi). Cela permet de recevoir son allocation le temps de démarrer son activité (tout en restant demandeur d’emploi).

Plusieurs solutions existent :

• Lorsque l’entrepreneur ne perçoit aucun revenu, il peut bénéficier de la totalité des allocations.

• Lorsque l’entrepreneur perçoit un revenu inférieur à celui par rapport auquel ses droits ont été calculés, il touche partiellement ses allocations. Ainsi, 70% des revenus de l’entreprise sont déduits de l’allocation mensuelle net l’allocation pourra être touchée plus longtemps.

• Lorsque l’entrepreneur perçoit un revenu égal ou supérieur à celui par rapport auquel ses droits ont été calculés, il ne touche plus ses allocations.

Cependant, l’EI ou le Gérant majoritaire de SARL (U) devront tout de même cotiser un minimum au régime des indépendants. Tandis que le président de SAS(U) peut se déclarer non salarié et dans ce cas les URSSAF des salariés le couvrent jusqu’à épuisement de ses droits sans rien déduire (mais il ne doit rien percevoir de sa société).

La personne physique et la personne morale sont deux choix possibles lors de la création de son entreprise. Il est important de bien y réfléchir. Par la suite, il conviendra de déterminer le statut juridique adapté.

Annexe : aspects pratiques de la création d’une société

1. La rédaction des statuts

La société est une « personne morale » qui va porter votre projet. Les contrats et leur responsabilité ainsi que les revenus d’activités appartiendront à cette personne morale : un certain formalisme sera nécessaire dans tous les échanges avec cette entité même (ou surtout) si vous en êtes l’associé principal, voire unique. Les statuts définissent donc la personne morale que vous constituez et régissent le fonctionnement, ils représentent l’acte fondateur de cette personne morale.

Avant de commencer la rédaction de vos statuts, il est important de faire le choix de la forme juridique de votre entreprise ainsi que celui de son régime fiscal. Vous pouvez ensuite commencer la rédaction de vos statuts.

Les statuts contiennent des informations d’ordre général tel que : la dénomination sociale, le siège social, l’activité commerciale, … Ils définissent également les règles entre associés. Ces mentions sont obligatoires et prévues par la loi. Cependant, des mentions spécifiques concernant votre société pourront (ou devront dans le cas de certaines activités réglementées) aussi être insérées dans ces statuts.

Vous pouvez choisir de rédiger vos statuts vous-même ou alors faire appel à un professionnel tel qu’un avocat ou un expert-comptable. Les experts-comptables en ligne partenaires de PopCompta proposent ce service, sous réserve que vous leur confiiez par la suite la comptabilité online de votre société.

2. Les apports

Lors de la rédaction des statuts, les fondateurs s’engagent à libérer leurs apports. Il existe plusieurs formes d’apports :

• Les apports en numéraire : ils constituent de l’argent, bloqué sur un compte bancaire jusqu’à l’immatriculation de la société.

• Les apports en nature (mobiliers, immobiliers, brevets, …) : ils doivent être évalués et présents dans les statuts. Selon la forme juridique, l’évaluation devra se faire par un commissaire aux apports.

• Les apports en industrie : savoir / connaissances. Ils ne constituent pas un apport en capital social mais l’apporteur peut accéder à la répartition des bénéfices et participer aux votes.

Les apports constitués, la banque remet une attestation qui devra être jointe au dossier à faire parvenir au CFE. Il est demandé un capital social de minimum 1€ pour les SARL/SAS

3. La publication dans un journal d’annonces légales

En effet, il vous faudra ensuite faire publier la création de votre société dans un journal d’annonces légales. Les informations suivantes devront être comprises :

• Forme sociale
• Dénomination
• Siège social
• Capital social

4. Constituer et déposer son dossier au CFE (Centre de Formalité des Entreprises)

Une fois toutes les étapes précédentes accomplies, la dernière chose à faire est de déposer son dossier au CFE correspondant à sa société.

Le dossier doit ainsi contenir :

• Un exemplaire des statuts définitifs signés
• L’attestation de dépôt de fonds
• Une copie de l’avis d’insertion de la création de la société dans un journal d’annonce légale
• Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation, avec mention de la filiation
• Une copie des pièces d‘identité des dirigeants

Une fois le dossier déposé et validé, votre numéro d’immatriculation vous ai transmis et vous pouvez démarrer votre activité !

Les coûts

Il faut compter environ 200 € pour les frais de publication dans un journal d’annonce légale.

La rédaction de vos statuts par un professionnel peut coûter entre 500 € et 2500 €, selon le statut juridique de votre société.

Si vous choisissez d’effectuer un apport en nature, le coût d’un commissaire aux apports peut être de 500 € à 3000 €.

Vous savez maintenant tout des démarches administratives à effectuer. Parfois longues et fastidieuses, PopCompta vous propose de gérer ces formalités pour vous. Nos forfaits création vous permettent d’être mis en relation avec nos experts-comptables partenaires afin de poursuivre votre activité professionnelle en toute sérénité.